Tajnica, maj 2004

Jasna Velagič

Podjetje potrebuje učinkovito spletno stran, saj je internet pomemben kanal neposrednega komuniciranja s ciljnimi javnostmi.

Nameni in cilji spletnega mesta

Preden se lotite zbiranja ponudb, se najprej vprašajte, zakaj potrebujete spletno mesto. Čeprav se v zadnjih letih situacija spreminja, do nas še vedno pridejo naročniki, ki želijo ''moderno spletno mesto, ki bo boljše od konkurence''. Spletna agencija vam bo sicer pomagala pri artikuliranju ciljev, vendar morate v osnovi vedeti, kaj želite doseči s prenovljenim spletnim mestom, npr: izboljšati komunikacijo s (potencialnimi) strankami, preprosteje predstaviti informacije o podjetju in storitvah, zmanjšati število telefonskih klicev strank, povečati prodajo za 10 odstotkov v 3 mesecih po objavi spletnega mesta ipd.

Kaj se lahko naučite iz dveh ali treh let izkušenj z obstoječim spletnim mestom? Tolikšna je namreč običajna življenjska doba spletnega mesta pred večjo oblikovno in vsebinsko prenovo. V tem času ste verjetno dobili predstavo o tem, kaj deluje in kaj ne, tako preko obiska posameznih spletnih strani kot tudi povratnih informacij ciljnih javnosti. Vprašajte se, ali izgleda profesionalno oblikovano, ali so vsebine organizirane jasno in logično, ali so besedila napisana za splet in vsebujejo dovolj informacij ipd. Z odgovori na ta vprašanja boste lažje ocenili pomanjkljivosti spletnega mesta in potrebne izboljšave ter bolje načrtovali prenovljeno spletno mesto. Pri tem so vam v veliko pomoč lahko svetovalci, ki se ukvarjamo s spletnim komuniciranjem, saj je za lastno spletno mesto pogosto težko določiti prednosti in pomanjkljivosti.

Le z vnaprej določenimi cilji, ki naj bodo v pisni obliki, boste lahko merili uspešnost spletnega mesta. Pravzaprav sploh ni nujno, da to pomeni povečano število obiskovalcev, vaša investicija se lahko povrne že, če pomemben kupec oz. naročnik na podlagi informacij s spletnega mesta pri vas naroči storitev ali izdelek. Internet sicer ne nadomešča osebnega stika in še vedno bo za prodajo ključna vaša predstavitev po tem, ko vas tak kupec kontaktira. Kljub temu pa kakovost spletnega mesta pomembno vpliva na kupčevo percepcijo o kakovosti vašega podjetja. Morda za vaše podjetje niti ne bi izvedel, če ga ne bi našel preko interneta, ko je npr. iskal ''usnjeni copati'' v iskalniku in je bila med zadetki tudi povezava na vaše spletno mesto.

Uspešnost spletnega mesta pri komuniciranju je odvisna tudi od tega, kdo predstavlja vaše ciljne javnosti, saj so nekatere skupine v večji meri uporabniki interneta, denimo dijaki in študenti. V primeru, da so vaša ciljna javnost upokojenci, pa jih boste bolj kot z internetom pritegnili z drugimi oblikami tržnega komuniciranja.

Določite vzroke za prenovo

1. Kaj so glavni razlogi za prenovo spletne strani?

2. Kaj so vaši primarni poslovni cilji na spletu, ki jih želite doseči s prenovo strani? Kaj so vaši sekundarni cilji? Razmislite tako o dolgoročnih kot kratkoročnih ciljih.

3. Kateri poslovni problem bi radi rešili s pomočjo prenove spletne strani? Kako boste izmerili uspešnost take rešitve?

4. Kakšna je vaša strategija (na spletu in izven) za dosego novih poslovnih ciljev?

Izbira izvajalca

Z izdelavo spletnih mest se ukvarja mnogo podjetij, v spletnem imeniku Matkurja je v rubriki Izdelovalci spletnih strani vpisanih 682 podjetij.Ti večinoma vključujejo zgolj programerje in oblikovalce, ki nimajo potrebnih znanj s področja (spletnega) trženja, (spletnih) odnosov z javnostmi, informacijske arhitekture, spletne uporabnosti in grajenja pozitivne uporabniške izkušnje. Izberite takšne, ki vam ponujajo tudi te storitve in ki bodo znali vaše želje prenesti v internetno okolje, saj ima to določene specifike, o katerih naročniki običajno nimajo dovolj znanja.

Vir za iskanje izvajalcev so lahko spletna mesta, ki so jih že naredili. Ko vam je kakšno spletno mesto všeč, npr. zaradi oblike, koncepta ali besedil, poglejte na dno strani. Tam se običajno skriva povezava na stran ''O avtorjih'' ali pa je navedeno ''Produkcija: podjetje x''. Včasih (sicer redko) naročniki tega ne želijo; v tem primeru je najbolje, da pišete na kontaktni naslov podjetja in jih vprašate, kdo je avtor spletnega mesta. Še bolje je, če vam izvajalce priporočijo, saj dobite tako ne le informacije o rezultatu projekta, temveč tudi o poteku projekta, upoštevanju dogovorjenih rokov, kvaliteti vodenja projekta in svetovanja ipd.

Če izbirate med več izvajalci, morate pripraviti natančno povpraševanje, če želite imeti primerljive ponudbe. Najbolje je, da pripravite v podjetju koncept spletnega mesta, saj tako izvajalci lažje razumejo, s kako obsežnim spletnim mestom se soočajo. Opišite funkcionalnosti, ki naj bi jih spletno mesto omogočalo, npr. prijavo na e-bilten, online izračune, različne online prijavnice (npr. za zaposlitev ali udeležbo na izobraževanjih), forum ipd. koledar dogodkov. V povpraševanju navedite, ali želite po objavi sami urejati spletno mesto preko spletnega vmesnika. Izvajalec vam lahko to omogoči za celotno spletno mesto ali samo za določene vsebine, ki se pogosteje spreminjajo, npr. novice, članki, pogosta vprašanja in odgovori, koledar dogodkov, foto galerija ipd. Glede na ta obseg se lahko cena za projekt precej razlikuje, zato bodite natančni. Če niste prepričani o tem, kaj je za vas optimalno, vprašajte predstavnike posamezne spletne agencije, ko se bodo srečali z vami pred pripravo ponudbe.

Pri izbiri se ne odločajte samo na podlagi stroškov in roka izvedbe, ampak tudi referenc; tako spletne agencije kot posameznih članov projektne skupine.

Kaj lahko pričakujemo od spletne agencije?

Pred nekaj leti so spletne agencije ponujale zgolj oblikovno ter tehnično izvedbo in naročniki so sami pripravili zasnovo in besedila spletnega mesta. Če želite doseči odličnost spletnega mesta je bolje, da pri tem sodelujete s spletno agencijo oziroma specializirano svetovalno družbo. Ta bo pripravila analizo spletnih mest konkurenčnih podjetij, posnetek stanja obstoječega spletnega mesta, pregledala obiskanost posamezni strani obstoječega spletnega mesta in z vami definirala komunikacijske potrebe uporabniških skupin. Pomagala vam bo, da bo spletno mesto integrirano z vašo obstoječo komunikacijsko strategijo, saj je sinhroniziranost spletnega in nespletnega komuniciranja izredno pomembna. Rezultat takšne analize in načrtovanja je informacijska arhitektura spletnega mesta, ki je strukturirano tako, da obiskovalci čim lažje najdejo in uporabijo informacije, ki jih iščejo. Struktura spletnega mesta se lahko po načrtovalni fazi precej razlikuje od tiste, ki je bila podana v povpraševanju, čeprav je denimo večina vsebinskih elementov enaka.

Podobno kot pri zasnovi je tudi pri pisanju besedil: lahko jih napišete sami na podlagi dogovorjenih vsebinskih elementov ali pa jih na podlagi vaših gradiv ter intervjujev s predstavniki vašega podjetja napiše spletna agencija. Pozanimajte se tudi, kdo v spletni agenciji bo pisec in kakšne reference ima.

Če je vaš proračun premajhen in boste besedila napisali sami, se udeležite vsaj izobraževanja za pisanje za splet, ki ga izvajamo nekatere spletne agencije. Najbolj so učinkovita takrat, ko predavatelj pripravi izobraževanje po meri za vaše podjetje ter so naloge za udeležence osnovane na dejanskih besedilih, ki ste jih pripravili.

Ne pozabite na fotografije ter morebitne avdio ali video posnetke. Večina spletnih agencij jih želi v elektronski obliki, čeprav bodo v okviru dodatnih storitev (ki so tudi v ponudbi navedene opcijsko) izvedla ali koordinirala z zunanjimi izvajalci tudi storitve skeniranja fotografij, prevajanja, priprave avdio in video gradiva za splet ipd. To lahko močno poviša ceno izvedbe spletnega mesta in zamegli primerjavo med različnimi ponudbami, saj se včasih izkaže, da je najcenejši izvajalec v resnici najdražji, ko prištejete še stroške zasnove spletnega mesta in priprave besedil za splet, ki jih je drug ponudnik že vključil v osnovno ponudbo.

Vzdrževanje in promocija spletnega mesta

Po uspešno zaključenem projektu in objavi spletnega mesta se delo ne konča, temveč se šele prične. Potrebno je stalno osveževanje vsebin, kar naročniki pogosto pozabijo. To storitev vam lahko zagotovi vaša spletna agencija, ki bo pri naraščanju obsega vsebin poskrbela tudi za spremembe informacijske arhitekture.

Gostovanje spletnega mesta in morebitno tehnično in/ali vsebinsko vzdrževanje je povezano z mesečnimi stroški, ki jih upoštevajte tudi pri primerjavi ponudb spletnih agencij; ne primerjajte le cen izvedbe, temveč celotne stroške v dveh letih glede na ceno gostovanja ter vzdrževanja glede na predvideno porabo ur.

Po objavi spletnega mesta je potrebno poskrbeti tudi za promocijo spletnega mesta. Poleg osnovnih kot so objava spletnega naslova na vizitkah, letakih in drugih gradivih naročnika, se lahko odločite tudi za spletno oglaševanje (bannerji), objava sponzoriranih novosti v iskalnikih, zakup ključnih besed v iskalnikih, spletne nagradne igre ipd.