Vodnik za poslovna srečanja (priloga revij Tajnica in Gospodarski vestnik), november 2004

Jasna Velagič

Število poslovnih dogodkov in tudi njihovih organizatorjev v zadnjih letih raste, zato je boj za udeležence toliko bolj trd. Dogodek mora imeti najprej dobro vsebino: teme, predavatelje, kraj, organizacijo, za njegov uspeh in obiskanost pa je zelo pomembna tudi ustrezna komunikacijska podpora. Predvsem moramo vedeti, komu kaj sporočamo.

Internet je eno od nepogrešljivih sodobnih orodij, ki ga po zadnji raziskavi interneta v Sloveniji RIS uporablja že več kot 700.000 ljudi. Letošnja raziskava Statističnega urada RS pa ugotavlja, da ima dostop do interneta že 47 odstotkov gospodinjstev in kar 93 odstotkov podjetij, ki imajo več kot devet zaposlenih. Uporabniki na internetu iščemo predvsem dodatne informacije o vsebinah, ki nas zanimajo in o katerih smo že prej kaj slišali, videli ali prebrali v drugih medijih. To velja tudi za informacije o dogodkih.

Zato je zelo pomembno, da so vsebine na spletnem mestu dovolj obsežne, prilagojene posebnostim posamezne ciljne skupine ali posameznika, in da uporabniki najdejo vse tiste informacije, ki jih zanimajo. Predstavljene morajo biti tako, da so za uporabnika čim hitreje dostopne. Tudi tako organizator pokaže svojo profesionalnost.

Vsebine na spletnem mestu dogodka

Večina spletnih mest poslovnih dogodkov objavi osnovne informacije o dogodku: kdaj in kje se zgodil, komu je namenjen, kdo ga organizira, kdo so predavatelji, kakšen je program in kolikšna je kotizacija. Ravno to zadnjo informacijo organizatorji pogosto skrijejo med drugo besedilo in ni hitro dostopna, čeprav je za udeležence zelo pomembna. Smiselno je, da je v sklopu ''Prijava'', kjer so navedeni pogoji, do kdaj se je treba prijaviti. Tudi elektronska prijavnica mora imeti podatek o višini kotizacije, saj si je obiskovalec morda najprej ogledal to stran.

Poleg osnovnih informacij so na spletnih mestih dogodkov pogosto tudi biografije in fotografije predavateljev, seznam pokroviteljev (povezave vodijo na njihova spletna mesta), objave o dogodku v medijih ipd. Izjave zadovoljnih udeležencev minulih dogodkov večajo zaupanje, še zlasti če gre za osebe, ki jih ciljna javnost pozna in ceni. Če kraj dogodka ni dobro znan ali je nov, bodo udeleženci hvaležni za zemljevid in navodila, kako pridejo do tja.

Mediji so za organizatorje pomembna posredna javnost, zato jim pogosto namenijo poseben sklop na spletnem mestu. Poimenujejo jih različno: Za medije, Novinarski kotiček, Novinarsko središče, Press room ipd. Poleg sporočil za medije, novinarskih akreditacij in podatkov o kontaktni osebi dogodka so v tem sklopu lahko tudi prijavnica na prejemanje sporočil za medije po elektronski pošti, izjave (udeležencev, predavateljev, mnenjskih vodij), nekateri pa objavijo tudi kliping, imena pokroviteljev, fotogalerijo, brošuro v obliki pdf, predstavitve po dogodku itd.

Redno osveževanje informacij

Za potencialne in že prijavljene udeležence je že pred dogodkom zanimivo, da je spletno mesto dogodka osveženo z novimi informacijami na primer o trenutnem številu prijavljenih udeležencev, nujno pa o spremembi ure ali kraja predavanja.

Tudi med dogodkom je treba redno skrbeti za vsebine na spletnem mestu: dodajati sporočila za medije, pripraviti časopis (nekateri večji dogodki, kot je na primer Microsoftova NT konferenca, ga izdajajo vsak dan konference) in osveževati fotogalerijo, ki jo udeleženci radi pogledajo.

Spletno mesto je praviloma dostopno tudi po končanem poslovnem dogodku, zato je dobro poskrbeti, da udeleženci - pa tudi drugi, ki bodo morda prišli na prihodnjo prireditev tega organizatorja - dobijo informacije, kako je dogodek potekal, kakšni so bili poudarki in sklepi. Te so lahko objavljene tudi v sporočilu za medije ali pa kot sklepi poslovnega dogodka.

Vsebine morajo biti med seboj povezane tako, da uporabnikom lajšajo iskanje. Tako moramo na primer povezati sklopa predavanj in predavateljev. Če uporabnik prebira vsebino kakega predavanja, mora imeti tudi možnost, da s klikom na ime predavatelja dobiti nekaj osebnih podatkov (življenjepis, fotografija). Seveda velja tudi narobe, da se z življenjepisa predavatelja z lahkoto pride do njegovega predavanja. Morda je to popolnoma logično, pa vendar domači primer PR šole kaže, da ni vedno tako samoumevno.

Slika 1: Kje je informacija o tem, kdo je predavatelj?

Slika 2: Kje je informacija o tem, kaj predava ta predavatelj?

Imamo (uporabno) spletno mesto. Pa zdaj?

Ko postavimo spletno mesto kot komunikacijsko podporo dogodku, moramo potencialne udeležence, medije in druge javnosti o tem obvestiti in jih pritegniti k obisku. Pri oglaševanju v tisku, na radiu, morda tudi televiziji organizator ponavadi poleg drugih informacij objavi tudi spletni naslov dogodka. A to ni dovolj. Obiskovalce moramo tudi aktivno nagovarjati, kar najlaže naredimo prek elektronske pošto. Pomembno je, da imamo kakovostne baze naslovov prejšnjih udeležencev, potencialnih novih udeležencev, medijev, mnenjskih voditeljev, pomembnih gostov in še koga. Kakovostne baze naslovov si lahko dolgoročno oblikujemo tako, da udeležence pri prijavi med drugim povprašamo tudi, ali bi radi prejemali tovrstna elektronska sporočila. Organizatorji, ki na leto organizirajo več poslovnih dogodkov, taka vabila pogosto pošiljajo tudi udeležencem drugih njihovih poslovnih dogodkov.

Večjo obiskanost spletnega mesta dogodka lahko dosežemo tudi s povezavami z drugih spletnih mest, ki jih ciljne javnosti dogodka pogosto obiskujejo. Poleg osnovnih vpisov v iskalnike in koledarje dogodkov drugih spletnih mest, lahko dogodek v spletu tudi oglašujemo. Predavateljem in sponzorjem pošljemo pripravljen spletni oglas (t.i. banner) ter jih prosimo za objavo na spletnih mestih in/ali v elektronskih novicah svojih podjetij. Gre namreč za komuniciranje s sorodnimi ciljnimi javnostmi. Organizator lahko sodeluje tudi na spletnih forumih s podobno tematiko, kot jo ima poslovni dogodek, in tako oglašuje spletno mesto dogodka.Če si oglaševanje v spletu lahko plačamo, imamo veliko najrazličnejših možnosti: že omenjene spletne oglase (bannerje), sponzorirane povezave, sponzorirane novosti ipd. za najboljši učinek pa je pomembno, da izberemo pravi medij, ki ga obiskujejo ciljne javnosti dogodka. V spletnih oglaševalskih mrežah Httpool in Iprom (Central Iprom, Media Iprom) imajo na voljo raziskave o obiskovalcih spletnih mest v njihovi mreži, ki organizatorju omogočajo optimalno usmerjanje in najboljšo možno uporabo oglaševalskega proračuna.

Spletni dogodki

Z internetom lahko organiziramo tudi spletne dogodke, ki jih udeleženci lahko spremljajo kar z delovnega mesta ali s kateregakoli računalnika z dostopom v medmrežje. Tovrstni dogodki so v tujini priljubljeni že nekaj let, pri nas pa se šele uveljavljajo. Predvsem takrat, ko je dogodek v drugem kraju ali celo drugi državi, imajo spletni dogodki prednost: udeleženci prihranijo čas in denar, saj nimajo stroškov prevoza in bivanja. A na drugi strani spletni dogodek ne omogoča pristnega stika med udeleženci (le prek spletnih forumov), ni tudi tako priljubljenih spremljevalnih družabnih dogodkov.

Spletni dogodki lahko potekajo v živo ali so posneti. Če so posneti, jih lahko predvajamo v želenem času ali na zahtevo uporabnika. Pri dogodkih v živo udeleženci na spletnem mestu vidijo in slišijo predavatelja ter mu po telefonu ali spletni klepetalnici lahko zastavijo vprašanja. Vnaprej posneti dogodki res ne omogočajo interakcije s predavateljem, so pa bolj prilagodljiv: predavatelju ni treba biti prisoten, lahko jih ponavljamo, uporabnik jih lahko predvaja kadarkoli želi itd. Včasih pa lahko spletni dogodek tudi kombiniramo s posnetkom predavanja ter vprašanji in odgovori v živo. V Sloveniji je že bilo nekaj spletnih dogodkov, med drugimi je SOF (Slovenski oglaševalski festival) predvajal program v živo prek interneta, prav tako TV Pika pogosto prenaša dogodke hkrati na internetu in na televizijskem programu.

Slika 3: Prek spletne strani SOF lahko nekatere dogodke spremljamo v živo

Kako neomejene so naše možnosti, kaže tudi to, da v zadnjem času organizatorji vse pogosteje spletni in klasični dogodek prepletejo. Tako lahko predvajajo nekatera predavanja poslovne konference v živo prek interneta ali objavijo video gradiva po končani konferenci.